Die wichtigsten Fragen und eine Rechnungs-Vorlage
Als ich für meinem Blog ein Gewerbe nach der Kleinunternehmerregelung angemeldet habe und die ersten Kooperationsaufträge eintrudelten, war ich maßlos überfordert. Ich hatte keine Ahnung von Abläufen, war total unsicher, ob ich alles richtig kennzeichne und eine Rechnung hatte ich noch nie geschrieben. Was steht da eigentlich alles drauf? Wie vergebe ich die Rechnungsnummer und starte ich die Kundennummer bei 1? Ich musste mich tatsächlich erst einmal einlesen und habe mir daraufhin ein Muster erstellt, das ich nun immer wieder nutze.
Hier möchte ich nun die wichtigsten Dinge zusammenfassen. Außerdem stelle ich euch eine Vorlage zum Download bereit, die ihr euch nach eigenen Wünschen anpassen könnt.
Was sollte auf einer Rechnung stehen?
- Der Begriff „Rechnung“
- Dein Name, deine Adresse, deine Steuernummer bzw. Umsatzsteuer ID
- Der Name und die Anschrift des Auftraggebers
- Die Rechnungsnummer
- Das Rechnungsdatum
- Optional: Die Kundennummer
- Die erbrachte Leistung
- Das Datum der erbrachten Leistung
- Die Einzelsummen sowie die Gesamtsumme der Leistung
- Ein Hinweis, dass aufgrund der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer berechnet wird
- Deine Kontodaten und der Name der Bank
- Die Zahlungsfrist
Wie lege ich die Rechnungsnummer fest?
Eine Rechnungsnummer muss jedes Mal neu vergeben werden. Wichtig dabei ist, dass sie fortlaufend geführt wird, damit das Finanzamt sicherstellen kann, dass die Rechnung nur einmal erstellt worden ist. Sie muss dabei aber nicht lückenlos sein. Ich habe dabei nicht bei 1 begonnen, sondern eine beliebige Zahl gewählt (z.B. 2016343). Die nachfolgenden Rechnungsnummern müssen immer höher sein (z.B. 2016344, 2016345…).
Wie lege ich die Kundennummer fest?
Eine Kundennummer muss nicht verpflichtend auf einer Rechnung stehen. Ich nehme diese aber mit auf, um selbst einen besseren Überblick zu haben. Angefangen habe ich nicht bei 1, sondern einfach irgendwo (z.B. 1603), sodass der Kunde nicht darauf schließen kann, der wievielte Kunde er ist. Das fände ich persönlich besonders am Anfang unangenehm ;). Ich führe die Kundennummer lückenlos fortführend. Arbeite ich ein zweites Mal mit dem selben Kunden zusammen, bekommt der natürlich seine damals zugewiesene Nummer.
Wie formuliere ich, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird?
Wenn du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst, darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Ein paar Infos dazu findet ihr in diesem Blogbeitrag. Ich formuliere dies auf den Rechnungen folgendermaßen: „Als Kleinunternehmer, im Sinne von §19 Abs. 1 UStG, wird die Umsatzsteuer nicht berechnet.“
Wie setze ich die Zahlungsfrist?
Ich setze immer ein Zahlungsfrist von 14 Tagen. Das könnt ihr aber selbst festlegen bzw. mit dem Kunden vereinbaren.
Wie versende ich die Rechnung?
Üblicherweise reicht es aus, die Rechnung im PDF-Format per Mail an den Kunden zu versenden. Im Zweifelsfall fragt einfach nach. Ich versende sie immer zeitnah nach der Veröffentlichung des Beitrags in der Mail, in der ich dem Kunden auch den Link zum Beitrag mitteile.
Rechnungs-Vorlage
Gern könnt ihr euch meine Rechnungsvorlage herunterladen. Formatiert sie euch nach euren Wünschen und speichert sie ab. Einmal gemacht ist es zukünftig kaum noch Arbeit, eine Rechnung für eure Kunden zu erstellen.
<<Rechnungs-Vorlage-Download>>
Habt ihr Fragen, Anregungen oder macht ihr etwas komplett anders? Lasst es mich wissen 🙂
